Kartoteki pełne papierowych dokumentów mogą szybko zająć cenną przestrzeń biura.  Ponadto, dostęp do tych dokumentów często stanowi wyzwanie.  Jeśli rozwiązaniem ma być cyfrowa archiwizacja dokumentów, musi być ona łatwa do wykonania i tania w eksploatacji i utrzymaniu.
Kluczowe wyzwania

• Spełnianie norm prawnych dotyczących informacji papierowych
• Dodawanie danych w postaci papierowej do istniejącego elektronicznego systemu zarządzania zawartością
• Redukcja wysokich kosztów tradycyjnych faksów, także dzięki funkcji dostarczania w nocy
• Redukcja wysokich kosztów przechowywania i archiwizacji papieru
• Odnajdywanie dokumentów może być frustrujące, czasochłonne i niedokładne
• Nieefektywny przepływ prac i współpraca spowodowane wolnym rozprowadzaniem kopii papierowych i informacji cyfrowych w organizacji

Oprogramowanie Xerox SMARTsend ułatwia współdzielenie dokumentów, więc więcej informacji jest dostępnych dla większej liczby osób. Zoptymalizuj inwestycję sieci i przenieś procesy biznesowe do przyszłości za pomocą oprogramowania SMARTsend.

• Oszczędność czasu poprzez definiowanie wielu miejsc docelowych i formatów plików w jednym przepływie prac
• Oszczędności na kosztach pocztowych dzięki wysyłaniu dokumentów elektronicznie zamiast pocztą tradycyjną
• Zwiększanie przestrzeni przechowywania poprzez przekształcenie dokumentów papierowych z kartotek na format elektroniczny
• Szybsze wyszukiwanie i pobieranie dokumentów poprzez dodanie informacji indeksowania (metadanych) podczas skanowania
• Bardziej efektywny przepływ prac i współpraca, ponieważ kopie papierowe i dokumenty cyfrowe mogą być szybko pobrane lub wysłane do jednego współdzielonego repozytorium z dowolnego urządzenia wielofunkcyjnego obsługującego technologię EIP (Extensible Interface Platform)

Xerox SMARTsend to kompletne rozwiązanie do przechwytywania, konwersji i przesyłania dokumentów, które upraszcza zarządzanie informacjami, umożliwiając użytkownikom szybkie, łatwe i bezpieczne współdzielenie informacji papierowych.

• Wysyłaj dokumenty do wielu miejsc docelowych za jednym skanowaniem:

  Adresy e-mail Folder sieci Microsoft Folder Novell Netware (wersja 5.x, 6.x)	Foldery FTP Foldery Microsoft Exchange 2000 Web Adres URL sieci Web Drukarka
  Repozytoria dokumentów:
  DocuShare 3.x, 4.x, 5.x, 6.x, CPX Domino (wersja 5.x lub 6.0) Domino.Doc (wersja 3.1) Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007 Hummingbird DM 5.1.0.5 (opcjonalnie) Interwoven Worksite 8.0 (opcjonalnie) Documentum 5.2.5.SP3 (opcjonalnie) Livelink Enterprise Server 9.5 (opcjonalnie) Tower TRIM (opcjonalnie)

• Skanowanie do standardowych formatów przemysłowych jak TIFF, PDF i JPEG.
• Zróżnicowanie formatów plików skanowania według miejsca docelowego. Na przykład za pomocą programu SMARTsend Pro można zeskanować i wysłać dokument jako plik PDF z możliwością wyszukiwania do repozytorium oraz jako dokument Microsoft Word na adres e-mail.
• Bezpośredni dostęp do adresów e-mail za pośrednictwem firmowej książki adresowej
• Dodawanie informacji o indeksowaniu (metadane) do dowolnego zeskanowanego dokumentu w celu szybkiego wyszukiwania i pobierania w systemie zarządzania zawartością
• Skanuj do lub drukuj z repozytorium (wersja SMARTsend Pro) bezpośrednio z interfejsu użytkownika urządzenia wielofunkcyjnego obsługującego EIP. Repozytoria mogą obejmować foldery Xerox DocuShare™, Microsoft SharePoint i Windows
• Strony tytułowe skanowania PaperWare (wersja SMARTsend Pro) umożliwiają modyfikację miejsc docelowych już podczas skanowania
• Wiele metod potwierdzania skanowania (druk lub e-mail)
• Stworzone w oparciu o architekturę Microsoft.Net dla płynnej integracji w istniejącej sieci
• Przyjazna technologia IT. Administratorzy systemu mogą z łatwością dokonać instalacji i konserwacji. Wykorzystuje profile użytkowników sieciowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa i łatwego dostępu. Nie ma potrzeby konfigurowania poszczególnych użytkowników.
• Łatwość użycia. Proste tworzenie przepływów prac dzięki kreatorom przepływu prac, prowadzącym użytkownika krok po kroku.